Alt bliver efterhånden digitaliseret, derfor er det vigtigere end nogensinde før at have en effektiv dokumenthåndteringsproces. Projekter kræver ofte, at man deler følsomme og fortrolige dokumenter med flere interessenter, og det kan være en udfordring at sikre, at dokumenterne ikke falder i de forkerte hænder.
Her kommer det virtuelle datarum ind i billedet. Et virtuelt datarum er en online platform, der giver adgang til dokumenter, som er gemt i en sikker og fortrolig server. Det virtuelle datarum kan kun tilgås af de personer, som er blevet givet adgang, og det betyder, at man kan opretholde en høj grad af fortrolighed og kontrol over dokumenterne.